De randvoorwaarden voor het realiseren van een verzuimprotocol en ziekteverzuimregistratiesysteem zijn:
1. Het standaard verzuimprotocol moet worden aangepast naar het eigen bedrijf; Denk aan de eigen huisstijl (herkenbaarheid) en gewenste werkafspraken (bijvoorbeeld voor welk tijdstip en bij wie een werknemer zich moet ziekmelden).
2. Het bedrijf moet een goed registratiesysteem hebben
3. Leidinggevenden goed informeren; De leidinggevenden moeten goed geïnformeerd zijn over de inzet van het verzuimprotocol en ziekteverzuimregistratiesysteem, zodat deze door iedereen op de juiste wijze wordt toegepast binnen het bedrijf. Denk aan het volgen van een training voor leidinggevenden over het voeren van verzuimgesprekken.
4. Draagvlak van leidinggevenden; De leidinggevenden moeten het belang van de zgn. ‘’frequent ziekteverzuimgesprekken’’ onderschrijven, zodat zij de gesprekken op een juiste manier voeren en bijvoorbeeld goed doorvragen naar de oorzaak van het verzuim.