Rinos B.V. / Best Practice


Wat heeft Rinos B.V. gedaan?

Rinos B.V. heeft sinds januari 2012 afscheid genomen van de bestaande Arbodienst en is gestart met de inzet van een zelfstandig werkend Bedrijfsarts. De Arbodienst kende een standaardprocedure met onder meer iedere 6 weken een gesprek met de zieke medewerker. Rinos B.V. had daarbij meer behoefte aan eigen regie in het verzuimmanagement door meer sturing te kunnen geven in de contactmomenten tussen de bedrijfsarts en de zieke medewerker. Om deze reden is Rinos B.V. gestart met de samenwerking met een externe partij (FIT Verzuimbeheer). Het bedrijf maakt sindsdien gebruik van het verzuimprotocol en ziekteverzuimregistratiesysteem van FIT Verzuimbeheer. Dit verzuimprotocol is allereerst aangepast aan de specifieke wensen van het bedrijf, zoals vóór welk tijdstip en bij wie een medewerkers zich moet ziekmelden en bevat de rechten en plichten van werkgever en werknemer conform de Wet Verbetering Poortwachter. De gezamenlijke verantwoordelijkheid van werkgever en medewerkers staat hierin centraal. Vervolgens zijn alle leidinggevenden door middel van workshops geïnformeerd over het nieuwe verzuimprotocol zodat de leidinggevenden het verzuimprotocol ook op een juiste wijze uitvoeren. Ook werd in deze workshops aandacht besteed aan het op de juiste wijze voeren van verzuimgesprekken. Rinos B.V. vindt de inzet van de externe partij FIT Verzuimbeheer zeer waardevol. Zij is professioneel (beschikt over veel expertise op het gebied van verzuim), zijn sterk in casemanagement, maken de ziekteverzuimkosten van Rinos B.V. helder inzichtelijk en laten zien hoe het bedrijf op deze kosten kan besparen. De externe partij neemt ook het casemanagement (in samenwerking met de personeelsfunctionaris) over indien sprake is van langdurig ziekte (vanaf 6 weken) en adviseert provisieloos over zorgverzekeringen.

Daarnaast is Rinos B.V. gestart met het voeren van zgn. ‘’frequent ziekteverzuimgesprekken’’. Dit zijn gesprekken tussen de leidinggevende (eventueel met de personeelsfunctionaris) en medewerkers die vaker ziek zijn dan 2x in een kwartaal, 3x in een half jaar en 4x in een jaar. Door middel van deze gesprekken wil Rinos B.V. de bewustwording van de medewerker over zijn/haar ziekteverzuim vergroten. Het bedrijf benadrukt dat het belangrijk is dat leidinggevenden de gesprekken met medewerkers op een juiste manier voeren en goede (vervolg)afspraken worden gemaakt met de zieke werknemer.

Wat zijn de randvoorwaarden?

De randvoorwaarden voor het realiseren van een verzuimprotocol en ziekteverzuimregistratiesysteem zijn:

 

1. Het standaard verzuimprotocol moet worden aangepast naar het eigen bedrijf; Denk aan de eigen huisstijl (herkenbaarheid) en gewenste werkafspraken (bijvoorbeeld voor welk tijdstip en bij wie een werknemer zich moet ziekmelden).

2. Het bedrijf moet een goed registratiesysteem hebben

3. Leidinggevenden goed informeren; De leidinggevenden moeten goed geïnformeerd zijn over de inzet van het verzuimprotocol en ziekteverzuimregistratiesysteem, zodat deze door iedereen op de juiste wijze wordt toegepast binnen het bedrijf. Denk aan het volgen van een training voor leidinggevenden over het voeren van verzuimgesprekken.

4. Draagvlak van leidinggevenden; De leidinggevenden moeten het belang van de zgn. ‘’frequent ziekteverzuimgesprekken’’ onderschrijven, zodat zij de gesprekken op een juiste manier voeren en bijvoorbeeld goed doorvragen naar de oorzaak van het verzuim.

Wat heeft het gekost (tijd/geld)?

De samenwerking met de zelfstandig werkend Bedrijfsarts en de externe partij FIT Verzuimbeheer heeft de Personeelsfunctionaris met name een investering in tijd gekost. De Arbodienstkosten worden bespaard. Aan het gebruik van het ziekteverzuimregistratiesysteem van FIT Verzuimbeheer zijn licentiekosten verbonden. En er geldt voor de diensten van de Bedrijfsarts een uurtarief.

Hoe heeft u voor draagvlak gezocht? (directie, management, werknemers)

Vanaf 2012 vindt nu twee keer per jaar een evaluatie van het ziekteverzuim plaats tussen de directie en de Personeelsfunctionaris met FIT Verzuimbeheer. Tijdens de evaluatie geven de Personeelsfunctionaris en FIT Verzuimbeheer een presentatie over de ontwikkelingen van het verzuim binnen het bedrijf. Met name de verzuimkosten worden voor de directie inzichtelijk gemaakt. Deze periodieke evaluatie wordt door de directie zeer positief gewaardeerd.

Wat levert het op, wat zijn de resultaten?

Mede door de nieuwe insteek van verzuimmanagement zijn de totale verzuimkosten gedaald. Ook heeft de reorganisatie in 2012 invloed gehad op het verlagen van het ziekteverzuimcijfer in het bedrijf.

 

Daarnaast heeft het investeren in een verzuimprotocol en verzuimregistratiesysteem ertoe geleid dat Rinos B.V. in 2014 ook meer preventief investeert in het verzuimbeleid. Het bedrijf wil vanaf 2014 bijvoorbeeld iedere vier jaar een preventief medisch onderzoek (voorheen: PAGO) aan haar medewerkers aanbieden. Werknemers zijn niet verplicht hieraan deel te nemen. Ook wil Rinos B.V. het preventieve verzuimbeleid een telkens terugkerende cyclus geven. Het idee is om vanaf 2014 jaarlijks een gezondheidsonderwerp centraal te zetten, voor 2014 is dit ‘’fysieke belasting’’. Dit geeft het bedrijf o.a. vorm door vragenlijsten over fysieke belasting onder haar medewerkers uit te zetten, één voor kantoor- en de ander voor productiefuncties. Aan de hand van de resultaten hiervan beoordeelt de Bedrijfsarts vervolgens welke medewerkers zich in een risicogroep bevinden. Tevens wordt een Ergonoom ingezet om onderzoek te verrichten naar de fysieke belasting op de werkvloer. Vanuit dit onderzoek kunnen passende maatregelen worden geformuleerd en kan er indien nodig een gerichte training voor de werknemers plaats vinden op het gebied van fysieke belasting.

Tips voor collega-ondernemers

  • Meten is weten!;
    Door het meten van de fysieke belasting en gezondheid van medewerkers (risicogroep) in het bedrijfsproces kan een bedrijf bepalen welke instrumenten het beste kunnen worden ingezet om de gezondheid van haar medewerkers te vergroten en ziekteverzuim te verlagen.
  • Maak gebruik van praktische instrumenten;
    Een helder verzuimprotocol en ziekteverzuimregistratiesysteem zijn praktische middelen om het verzuimbeleid te professionaliseren. Maak het ziekteverzuim bijvoorbeeld onderdeel van de functioneringsgesprekken (middels standaardformulieren, gespreksleidraad voor leidinggevenden) en voer frequente ziekteverzuimgesprekken indien sprake is van frequenter ziekteverzuim (met bijzondere aandacht voor de gezamenlijke verantwoordelijkheid).
  • Ga aan de slag met preventief verzuimbeleid;
    Stel bijvoorbeeld de fysieke belastbaarheid van medewerkers vast door een Ergonoom en Bedrijfsarts. Het bedrijf kan vervolgens de benodigde fysieke belastbaarheid per functie beter beschrijven. Hierdoor wordt inzichtelijk of een medewerker met zijn/haar functie in de toekomst een verhoogd risico op uitval heeft. Door vroegtijdig te kijken naar oplossingen voor de medewerker op de werkvloer (denk aan aanpassingen van werkzaamheden) kan het bedrijf vorm geven aan preventief verzuimbeleid.

Stappenplan

  •  Stap 1: Creëer draagvlak bij directie en leidinggevenden voor het realiseren van een eigen verzuimprotocol en ziekteverzuimregistratiesysteem (van een externe partij zoals Fit Verzuimbeheer);
  •  Stap 2: Neem contact op met zelfstandig Werkende Bedrijfsartsen, onderzoek de meerwaarde v.w.b. eigen regie versus de samenwerking met een Arbodienst;
  •  Stap 3: Geef samen met de Bedrijfsarts vorm aan het verzuimbeleid in het eigen bedrijf. Denk aan het onderzoeken van de fysieke belastbaarheid van functies, welke medewerkers zich in een risicogroep bevinden en kijk vroegtijdig naar oplossingen;
  •  Stap 4: Maak samen met de externe partij of de Bedrijfsarts een eigen verzuimprotocol. Informeer alle leidinggevenden door middel van bijvoorbeeld workshops over het nieuwe verzuimprotocol, bijvoorbeeld over hoe leidinggevenden de gesprekken over verzuim moeten voeren;
  •  Stap 5: Communiceer het verzuimbeleid met medewerkers. Investeer in de gezamenlijke verantwoordelijkheid over het ziekteverzuim in het bedrijf;
  • Stap 6: Start met de zgn. ‘’frequent ziekteverzuimgesprekken’’ en trainingen aan leidinggevenden over het voeren van deze gesprekken. Het is belangrijk dat leidinggevende de gesprekken op een juiste manier voeren en bijvoorbeeld goed doorvragen naar de oorzaak van het verzuim.
  • Stap 7: Geef vorm aan preventief verzuimbeleid (denk aan een periodiek preventief medisch onderzoek);
  •  Stap 8: Biedt medewerkers een opleidingsplan aan, zodat zij kunnen investeren in de eigen inzetbaarheid (en het risico op uitval door ziekte door het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden wordt verlaagd).