Medewerkers stimuleren na te denken over ander dienstroosters om duurzaam inzetbaar te blijven (Ten Cate) / Pilot

De teamleiders zijn over het algemeen meewerkende voorlieden met betrokkenheid bij de ploeg

Gezien de fysieke zwaarte van het rooster en het gegeven dat medewerkers met een opschuivende AOW leeftijd (dus langer doorwerken in ploegendienst) te maken krijgen, heeft Ten Cate voorgesteld om te onderzoeken of alternatieve roosters mogelijk zijn. Een alternatief rooster zou de fysieke zwaarte van het rooster moeten verminderen. Ten Cate wil de medewerkers actief betrekken in dit onderzoek en hiermee tegelijk peilen wat de wensen van medewerkers op het gebied van werktijden zijn.

Veranderingen in werkwijze of -tijden stuit bij de ploegen vaak op weerstand. Aanpassing van roosters heeft vaak (pas) op langere termijn gezondheidsvoordelen. Terwijl de medewerkers meer georiënteerd zijn op de impact van gewijzigde roosters op kortere termijn.

Aanpak

Eind 2012 heeft een breed samengestelde projectgroep van managers, HR en COR-leden het beleidsplan “Leeftijdsbewust Personeelsbeleid” (duurzame inzetbaarheid) afgerond.

 

Het beleidsplan bevat vier actielijnen:

1. Flexibele inzetbaarheid/baanrotatie, inclusief gespreksvoering, competentiemanagement en opleiding;

2. Bedrijfsfysiotherapie;

3. Gezondheidsmanagement via een bedrijfsfitnessregeling en positieve acties om een gezonde leefstijl te bevorderen;

4. Alternatieve ploegenroosters/aanpassen van werktijden via pilots.

 

Ten Cate geeft aan het meest baat te hebben bij deskundige begeleiding van het veranderproces, gericht op het veranderen van de perceptie van de medewerkers op het vierde aandachtspunt, alternatieve ploegenroosters/aanpassen van werktijden via pilots.

 

Inhoudelijk is hier gekozen voor de volgende punten c.q. aanpak:

  • Medewerkers betrekken bij het beleven van het vraagstuk van de roosterproblematiek;
  • Inzicht krijgen in voorkeurstijden van de medewerkers zelf en daarmee mogelijkheden ontdekken voor nieuwe patronen;
  • Aangaan van de dialoog over alternatieve roosters;
  • Informeren over alternatieve ploegenroosters en de impact van ploegendienst op de gezondheid. 

Ploegendienst en het effect op de gezondheid van medewerkers

Bij drieploegendiensten is sprake van werken in nachtdienst en vijf dagen aaneengesloten werken in ochtenddienst en middagdienst. Het is algemeen bekend dat onze biologische klok moeite heeft met het omdraaien van dag- en nachtritmes. Er is nauwelijks sprake van enige aanpassing van de biologische klok bij het werken ’s nachts en slapen gedurende de dag. De geringe aanpassing die plaatsvindt is na circa 5 dagen bereikt. Daarna is er van aanpassing geen sprake meer en is de moeite die het lichaam moet doen om weer terug te keren naar een normaal dag-nachtritme het grootst. Om die reden is de aanbeveling dan ook om kortcyclisch te roosteren, dat wil zeggen zo kort mogelijk aaneengesloten in nachtdienst werken. Bijvoorbeeld maximaal 2-3 nachtdiensten aaneen. Voor de overige dienstsoorten geldt hetzelfde. Door korte blokken van dezelfde dienst aaneengesloten te werken is de verstoring van de biologisch klok het kleinst. Dit noemt men kortcyclisch voorwaartse roteren van diensten. Denk hierbij aan schema’s als: OOMM (tweemaal ochtenddienst, gevolgd door tweemaal middagdienst). In deze rotatievorm is sprake van snel schakelen naar een volgende, later startende dienstsoort met circa 24 uur rust tussen de blokjes O en M dienst. Hiermee wordt beoogd met de biologische klok “mee te bewegen”. Het verlengen in tijd past van nature beter, de biologische klok heeft namelijk van oorsprong meer tijd in haar eigen ritmiek dan de 24 uren die in een etmaal voorkomen.

 

Een meer algemeen voorbeeld buiten de context van werktijden is de jetlag. Door tijdzones westwaarts vliegen (de tijd verlengen) geeft meestal geen problemen. Omgekeerd richting het oosten – en dus de dag inkorten terwijl de biologische klok wil verlengen – zorgt voor het jetlag gevoel. Vanwege de langzame rotatie en het werken in blokken van vijf diensten van dezelfde soort, wordt de drieploegendienst als het fysiek zwaarste rooster gezien. Een tweede aandachtspunt hierbij is het tijdstip waarop de diensten aanvangen. Vanwege het dagelijks schakelen tussen dag- en nachtritme en het tijdstip waarop het lichaam in staat wordt gesteld om prestaties te verrichten, is een aanvangstijd voor 07:00 uur minder gewenst. De wisseltijdstippen van diensten liggen daarom vaak op 07:00, 15:00 en 23:00 uur.

De uitvoering

In twee dagen tijd is met elk van de drie ploegen in een sessie van circa 2,5 uur het volgende programma doorgelopen:

1. Informeren over de gezondheidskundige aspecten van werktijden en het effect hiervan bij (drie)ploegendienst;

2. Bespreken in groepjes van 3-4 medewerkers van de informatie en beoordelen op herkenning/relevantie voor de eigen situatie;

3. Individueel opstellen van een gewenst patroon van werktijd en vrije tijd, afgestemd op de eigen behoefte en het met elkaar bespreken hiervan.

 

De wijze van uitvoeren had naast het verschaffen van inzicht en ophalen van informatie over werktijden uit de ploegen mede als doel trapsgewijs van een collectieve naar een individuele benadering te gaan. Hiermee werd beoogd inzicht te verschaffen in elkaars behoeften en de mogelijke diversiteit die aanwezig is. Een rooster is vaak een collectieve oplossing voor een vraagstuk waarin vele individuele behoeften en voorkeuren spelen. Inzien dat je rekening moet houden met elkaars wensen en belangen – en dan niet alleen die van werkgever en werknemer – maar juist ook van medewerkers onderling, moet een bijdrage zijn aan het openstaan voor andersoortige oplossingen.

 

In het eerste onderdeel is informatie verschaft over de werking van de biologische klok en het vanwege werken in ploegendienst verstoren van de bioritmiek. Gesproken is over de (merkbare) effecten hiervan. Om die verstoringen te minimaliseren kan een roostertechnische oplossing uitkomst bieden. Gesproken is over de voordelen van voorwaartse rotatie en het kortcyclisch karakter van roosters en dienstenreeksen. Daarnaast is gesproken over de invloed die ploegendienstmedewerkers zelf kunnen aanwenden om de effecten van een verstoorde bioritmiek te minimaliseren. Het ging om voedingspatronen en –middelen en het aanpassen gedurende de nachtdienst. Ook ging het over nut en noodzaak van voldoende lichaamsbeweging en de gevaren van “hulpmiddelen” als alcohol en medicijnen om de slaap te kunnen vatten, zogenaamde coping mechanismen. Er is gebruik gemaakt van informatie die elders in bedrijven samen met ploegendienstmedewerkers en ARBO diensten is ontwikkeld.

 

In het tweede onderdeel hebben deelnemers hun persoonlijke ervaringen op bovenstaande met elkaar in subgroepen besproken en de overeenkomsten en tegenstelingen die ze tegenkwamen op papier gezet en gepresenteerd.

 

Een paar punten die naar voren werden gebracht zijn:

  • Verschil tussen jongere en oudere collega’s als het gaat over hoe de zwaarte van het rooster wordt ervaren;
  • Tegenstrijdigheid tussen prettige werktijden (avonddienst) en tegelijk het gebrek aan wat als een “sociaal leven” wordt ervaren;
  • Om een enigszins “sociaal leven” te hebben is het werken op zaterdag en zondag niet populair;
  • Nachtdiensten worden als zwaar ervaren.

 

In het derde onderdeel heeft iedere deelnemer middels een oefening aangegeven op welke dagdelen men het werken als meest belastend ervaart. Men mocht naar eigen inzicht 21 punten aan 21 dagdelen toekennen. Deze individuele oefening liet zien dat de oorspronkelijke collectieve gedachte dat het bestaande rooster niet losgelaten kan worden, verdere nuancering krijgt. Bij presentatie en bespreking van de oefening werden de verschillen in wensen tussen medewerkers duidelijker. Ook bleek dat een deel van de medewerkers de huidige situatie als gewenst had ingevuld vanuit de gedachte dat “het toch niet anders kan”. Met name dat laatste bleek juist in de bespreking een belangrijk onderwerp. Getoond kon worden dat er meerdere oplossingen mogelijk zijn.

Resultaten

Het centrale doel bij de gekozen aanpak en werkwijze was:

  • het op gang brengen van het gesprek over werken in ploegendienst bij een oplopende leeftijd
  • het geven van voorlichting over bezwaarlijke werktijden
  • de betrokkenheid van medewerkers hierbij vergroten door hen uit te nodigen actief deel te nemen

 

Op basis hiervan kan bekeken worden of er voldoende ruimte is om het gesprek over gezondere roosters verder uit te breiden en met behulp van een vertegenwoordiging uit de ploegen actief de roosteralternatieven te onderzoeken. Vanuit het oogpunt van duurzame inzetbaarheid snijdt hiermee het mes aan meerdere kanten. Er ontstaat een mogelijkheid om op zoek te gaan naar betere, gezondere roosters en de eigen inbreng van medewerkers wordt op meerder manieren gestimuleerd. Het gaat daarbij enerzijds om de betrokkenheid bij het onderzoek naar andere werk-tijd-patronen en anderzijds om de eigen inbreng die men heeft in de persoonlijke levenssfeer of omstandigheden door bijvoorbeeld zelf aandacht te besteden aan het voedingspatroon of lichaamsbeweging.

 

Er blijkt op basis van de uitkomsten van deze bijeenkomst, voor wat betreft het werken in ploegendienst, meer inzicht en aandacht te zijn ontstaan voor de langere termijn dan vooraf het geval was. Er zijn zeker weerstanden aanwezig, maar men gaat het gesprek over alternatieve roosters niet uit de weg.

Voorstel voor vervolgstappen

Onderzoek wat de praktische mogelijkheden zijn om bij een gelijkblijvende bedrijfstijd het rooster anders in te richten dan nu het geval is. Benoem hiervoor een roostercommissie bestaande uit productiemanager, vertegenwoordigers van de ploeg, HR en een roosterdeskundige. Besteed aandacht aan de veranderkundige aspecten van een aanpassing van roosters om zo het omgaan met weerstand in goede banen te leiden. Gebruik de resultaten uit de drie bijeenkomsten door deze aan de roostercommissie te presenteren en te verwijzen naar wat door allen is ingebracht.