Lankhorst / Best Practice

Wat doet Lankhorst?

Het functioneringsgesprek is een belangrijk onderdeel van de HR cyclus. Lankhorst heeft dit instrument vernieuwd. Dit heeft zij in samenwerking met directie, ondernemingsraad, leidinggevenden en werknemers gedaan. Hierdoor realiseerden alle partijen ook het belang van het functioneringsgesprek.

Wat is het doel van het functioneringsgesprek bij Lankhorst?

Lankhorst streeft naar het duurzaam inzetbaar houden van zijn medewerkers. In de P&O procedure van Lankhorst staat het als volgt beschreven: Een optimale en duurzame inzetbaarheid van medewerkers kenmerkt zich door gezonde, gemotiveerde, flexibele en productieve medewerkers gedurende de hele loopbaan.

 

De vier pijlers die hier de basis voor vormen zijn:

  • Organisatiecultuur
  • Werksituatie
  • Loopbaan
  • Vitaliteit  

 

Het functioneringsgesprek is een onderdeel van het beleid rondom duurzame inzetbaarheid. Het functioneringsgesprek bij Lankhorst is een open, positief en opbouwend gesprek waarbij er ook ruimte is voor inbreng van de medewerker. In het gesprek wordt het functioneren van de afgelopen periode besproken en worden er afspraken gemaakt over de toekomst. In het tweede deel wordt nadrukkelijk gesproken over de duurzame inzetbaarheid van de medewerker. Hiervoor zijn er een aantal concrete vragen over dit onderwerp opgenomen.

 

Het gesprek wordt gevoerd op basis van een formulier waarin de afspraken worden vastgelegd, het resultaat van de werkzaamheden staan en in hoeverre een medewerker voldoet aan de competenties die horen bij de functie. Klik hier voor een voorbeeld van het formulier voor het voeren van een functioneringsgesprek. De competenties zijn vastgesteld door de leidinggevende na overleg met de medewerker. Bij het vaststellen van de competenties is er ruimte voor de medewerker om suggesties te doen. Klik hier voor een voorbeeld van de beschrijvingen en de indelingen van de verschillende competenties.

 

Een ander belangrijk onderdeel van het functioneringsgesprek is de ruimte om te praten over andere onderwerpen die verband houden met het functioneren. Deze onderwerpen zijn: samenwerking, arbeidsomstandigheden, loopbaanverwachtingen en ontwikkelingsbehoefte. Voor de medewerker is er ook ruimte voor het inbrengen van gespreksonderwerpen.

Wat kost het?

De kosten van het opnieuw invoeren van de functioneringsgesprekken zijn zeer afhankelijk van de grootte van de organisatie. De kosten zullen met name gemaakt worden in het vaststellen van de methodiek en het trainen van leidinggevenden. De kosten voor Lankhorst waren inclusief, ontwikkeling, advies en training van circa 50 leidinggevenden waren ongeveer 60.000 euro. De kosten voor invoering bij een kleinere onderneming zullen navenant lager zijn. De ontwikkeling en invoering heeft totaal ongeveer driekwart jaar geduurd.

Draagvlak

Het creëren van draagvlak is essentieel geweest is in het proces. Zowel aan de kant van de leidinggevenden als aan de kant van de medewerkers was het nodig om het nut en de noodzaak onder de aandacht te brengen. De ondernemingsraad en de directie zijn voortdurend nauw betrokken bij de ontwikkeling.

 

Door het instrument, met name het formulier op basis waarvan de gesprekken worden gevoerd, in overleg te ontwikkelen is het draagvlak vergroot.

Resultaten

De nieuwe manier van werken is door Lankhorst ingevoerd in 2011. Voor de start van het project werd met gemiddeld 40 % van de medewerkers het functioneringsgesprek gevoerd. In 2012 na start van de nieuwe opzet is dat percentage gestegen tot 70 %. In 2013 is het verder gestegen naar 88 %. De discipline zit er nu weer goed in. Naast de hogere participatie aan de gesprekken is ook de waarde voor de medewerkers groter geworden. De afspraken die gemaakt worden in de gesprekken worden nu beter nagekomen. Ook geeft het medewerkers het gevoel ze beter toegerust zijn op hun functie.

Stappenplan

Om functioneringsgesprekken in te voeren, kunt u de volgende stappen doorlopen:

1. Stel per functie competenties vast en beschrijf deze. Het beschrijven van deze functies kan het beste in overleg met de verantwoordelijk leidinggevende.

2. Bepaal welke onderdelen van het functioneren u wilt bespreken.

3. Schrijf een duidelijke procedure voor leidinggevenden over het volledige proces van functioneringsgesprekken. Klik hier voor een voorbeeld

4. Geef uitgebreide voorlichting aan medewerkers. Geef duidelijk aan wat het doel is van de gesprekken. En dat het bijvoorbeeld iets anders is dan een (eenzijdig) beoordelingsgesprek. Lankhorst heeft voor medewerkers een voorlichtingsfolder gemaakt en deze gestuurd naar het huisadres van alle medewerkers. Klik hier voor een voorbeeld

5. Train leidinggevenden in het houden van functioneringsgesprekken.

6. Maak een persoon of afdeling verantwoordelijk voor het proces rondom het voeren van de gesprekken en de bijbehorende administratie.

7. Evalueer de eerste jaren goed en stel de aanpak desnoods bij.

Ervaring van een medewerker: Jaap Brameijer

foto 2 lankJaap woont in Sneek en is 30 jaar. Hij is sinds november 2011 in dienst van Lankhorst. Jaap is begonnen als operator B en is sinds kort operator C. In de functie van operator C heeft hij tevens de verantwoordelijkheid voor het opbouwen van machines voor nieuwe producten. Daarnaast is Jaap plaats vervangend voorman.

 

Lankhorst biedt hem veel kansen en legt nadruk op zijn ontwikkeling. Het functioneringsgesprek is hier een belangrijk onderdeel in. Ondanks dat het laatste functioneringsgesprek van Jaap positief was, zijn er ook een aantal verbeterpunten. Over deze verbeterpunten worden afspraken gemaakt net zoals over de ontwikkelingsbehoefte. Jaap ervaart het gesprek als prettig en voelt zich veilig om zaken te melden zowel in positieve als negatieve zin. Het mooie is dat het functioneringsgesprek hier ook ruimte voor biedt. Naast het beoordelen van de competenties die bij de functie horen, waardeert Jaap de ruimte voor eigen inbreng. Hierin worden afspraken gemaakt over de persoonlijke ambities. Lankhorst is hierin realistisch en duidelijk. Jaap noemt als voorbeeld dat hij graag een cursus bedrijfshulpverlening wil volgen, het antwoord van zijn leidinggevende was dat dit kan, alleen niet dit jaar. Het is de uitleg die Jaap waardeert van zijn leidinggevende.