Koninklijke Ten Cate NV

Zowel het positief beïnvloeden van duurzame inzetbaarheid tot aan de opgehoogde pensioengerechtigde leeftijd als het borgen van vakkennis en vakmanschap zijn belangrijke thema’s voor de TenCate ondernemingen in Nederland. Directies, HR en de Ondernemingsraden hebben dit als een van de speerpunten aangewezen om beleid op te gaan voeren.

Wat heeft TenCate gedaan?

TenCate realiseerde zich dat een aantal basisinstrumenten om duurzame inzetbaarheid te realiseren al aanwezig waren. Dit bleek uit een in 2010 afgerond afstudeeronderzoek van een student bij TenCate naar de beleving van medewerkers over inzetbaarheid in de verschillende levensfasen. In 2011 heeft een tweede onderzoek plaatsgevonden over leeftijdsbewust personeelsbeleid met als doel in kaart te brengen hoe medewerkers duurzaam inzetbaar kunnen blijven tot aan hun pensionering. Naar aanleiding hiervan is TenCate gestart met een eerste aanzet om draagvlak te creëren binnen de organisatie, met als vetrekpunt waarom dit thema binnen TenCate belangrijk is (gezamenlijk doel). Dit resulteerde in het opzetten van een projectteam waarin de verschillende bedrijven van TenCate zijn samengebracht. Deze werd gevormd door 1 projectleider (vanuit HR), 2 HR adviseurs, 3 leden van de Centrale Ondernemingsraad, 4 productiemanagers (elk uit een 1 van de productiebedrijven van TenCate). Bij de samenstelling van het team is tevens rekening gehouden met kort/lang in dienst, diverse opleidingsniveaus, jong/oud. De opdracht voor het projectteam was het vertalen van het thema inzetbaarheid naar de praktijk van het eigen bedrijf: ‘’wat is nodig en haalbaar om vanuit de praktijk van TenCate het proces van duurzame inzetbaarheid positief te beïnvloeden?’’.

Wat zijn de randvoorwaarden?

TenCate is van oudsher een enigszins traditionele organisatie, dit vraagt soms om een langere aanlooproute voor het creëren van draagvlak. Om dit draagvlak te vergroten heeft TenCate o.a. gebruik gemaakt van externe deskundigen.

 

De volgende randvoorwaarden waren cruciaal:

 

1. Inhoudelijke discussie over onderwerpen die moeilijk bespreekbaar zijn;
Over het onderwerp ploegenrooster hadden de teamleden bijvoorbeeld ieder hun eigen beeld. Door ieders standpunten inhoudelijk met elkaar te bespreken konden stappen naar een gezamenlijk belang worden gemaakt.

 

2. Vertrouwen en veiligheid;
TenCate creëerde vertrouwen en veiligheid in het projectteam door goed naar elkaar te luisteren en integer met elkaars standpunten om te gaan. Hierdoor hadden de teamleden het vertrouwen dat alles gezegd kon worden.

 

3. Heldere doelstellingsformulering
De doelstellingsformulering in het projectteam van TenCate; ‘’wat is vanuit de praktijk van TenCate nodig om het proces van duurzame inzetbaarheid positief te beïnvloeden?’’.

 

4. Niet top-down besluitvorming vanuit HR;
De dialoog tussen medewerker, management en OR was cruciaal voor het succes; een gezamenlijk advies vanuit het projectteam.

 

5. Vergroten draagvlak (continu cruciale rol);
Door alle stakeholders te betrekken werd vanuit de gehele organisatie draagvlak gecreëerd. Het draagvlak resulteerde in een gezamenlijke besluitvorming van alle stakeholders (advies: go or no-go). Ook in het uitrollen van de voorstellen is het belangrijk alle stakeholders te betrekken (vorm om weerstanden te laten landen)

 

6. Kracht van de herhaling;
In alle initiatieven om duurzame inzetbaarheid positief te beïnvloeden herhaalt TenCate continu het belang en stimuleert de gezamenlijke verantwoordelijkheid. Welke concrete initiatieven dit voor TenCate zijn, worden verderop in dit voorbeeld beschreven.

Wat heeft het gekost (tijd/geld)?

In het voortraject heeft TenCate vooral geïnvesteerd in het inzetten van uren. Dit betreft dan zowel de inzet van de studenten en begeleiders binnen TenCate als de inzet van alle projectteamleden. Bij de implementatie van de verschillende voorstellen van het projectteam is er opnieuw sprake van inzet in uren, maar is er vaak ook een geldelijke investering nodig. Denk aan Arbo-technische investeringen, advisering op het gebied van gezondheidsmanagement, organiseren van sportieve evenementen en de inzet van bedrijfsfysiotherapeuten.

Hoe heeft u voor draagvlak gezorgd (directie, management, werknemers)?

TenCate heeft in het bijzonder focus gegeven aan het creëren van draagvlak tussen alle stakeholders. Door hen te betrekken in het proces werd het draagvlak binnen TenCate aanzienlijk vergroot. De dialoog tussen medewerker, management en OR was hierbij van cruciale waarde en loopt als rode draad door het hele proces.

Wat zijn de resultaten?

Het projectteam heeft haar advies gezamenlijk aangeboden aan haar opdrachtgevers en de Nederlandse directie. Deze gezamenlijkheid was bijzonder, omdat de teamleden diverse belangen hadden.

 

Het projectteam heeft aan de hand van de volgende vier hoofdthema’s concrete voorstellen gedaan:

1. Flexibele arbeid/baanrotatie
2. Bedrijfsfysiotherapie
3. Gezondheidsmanagement
4. Alternatieve ploegenroosters/aanpassen van werktijden.


Dit heeft geresulteerd in de volgende 18 concrete beleidsvoorstellen binnen TenCate:

 

1. Aanpassen ploegenroosters (voorwaarts roteren en sneller van dienst wisselen)
2. Aanpassen werktijden ploegenroosters (1 uur later beginnen om een beter slaapritme te bevorderen)
3. Financieren evenementen (bijvoorbeeld fietsclinic, tennisclinic, hardloopwedstrijd, sportdag)
4. Inzet bedrijfsfysiotherapie, met nadruk op preventieve advisering en beperkte inzet van curatieve behandelingen
5. Gezonder aanbod bedrijfskantines en fruit aanbieden
6. Gezondheidssite op intranet (informatie over o.a. programma’s healthcheck, stoppen met roken, afvalprogramma’s en menutips)
7. Onderwerpen Gezondheidsmanagement en Leeftijdsbewust Personeelsbeleid terug laten komen in personeelsmagazine en intranet
8. Fiscaal fietsplan om woon-werk verkeer met fiets te stimuleren
9. Kortingsregeling voor medewerkers bij diverse regionale fitnesscentra
10. Indienen voorstel ergonomische aanpassingen bij het kunstgrasbedrijf
11. Indienen voorstel automatisering binnen het textielbedrijf
12. Invoeren competentie management in combinatie met andere HR instrumenten
13. Basisopleidingen per functie vaststellen en opleidingsplannen maken
14. Aanpassen vragenformulier functionerings- en beoordelingsgesprekken. Toevoegen vragen in het kader van duurzame inzetbaarheid
15. Opstellen persoonlijk ontwikkelingsplan (POP)/ loopbaanontwikkelingsplan (daar waar gewenst). Plus opstellen formulier voor POP en begeleidende memo voor leidinggevende met uitgangsposities
16. Meten van mobiliteit van medewerkers (horizontaal en verticaal binnen eigen organisatie, horizontaal en verticaal tussen de verschillende bedrijven
17. Uitvoeren Preventief Medisch Onderzoek (PMO), met de mogelijkheid voor intensiever individuele begeleiding en leefstijladvies
18. Themamaanden tevens gebruiken om onderwerpen uit het leeftijdsbewust personeelsbeleid aandacht te geven

 

Daarnaast heeft het opzetten van het projectteam en het vergroten van draagvlak over duurzame inzetbaarheid binnen TenCate de gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle stakeholders vergroot. Zonder deze gezamenlijke verantwoordelijkheid en draagvlak ervoer TenCate dat het lastig was om met medewerkers in gesprek te gaan over duurzame inzetbaarheid. De organisatie zit nu in de fase dat HR de follow-up uitkomsten van de 18 concrete beleidsvoorstellen presenteert aan directie en OR. Het heeft de voorkeur dit met de gehele organisatie te delen zodat bewustwording binnen TenCate gecreëerd wordt.

Tips voor collega-ondernemers

  • Ondernemingsraden spelen een belangrijke rol, zij representeren over het algemeen heel goed de totale groep medewerkers.
  • Gebruik bijvoorbeeld medewerkerstevredenheidsonderzoeken en specifieke vragenlijsten over onderwerpen als gezondheid en motivatie om op te halen wat er leeft in de organisatie.
  • Investeer in gezamenlijke verantwoordelijkheid en creëer draagvlak: bewerkstellig een cultuurverandering van ‘werkgever moet voor werknemer zorgen’ naar ‘werkgever en werknemer zijn gezamenlijk verantwoordelijk’.
  • Formuleer en implementeer concrete beleidsvoorstellen.
  • Betrek alle stakeholders. Ook in het uitrollen van de voorstellen (kies voor een milde vorm om weerstanden te ondervangen).
  • Bij grote organisaties kan het verstandig zijn om eerst nieuw beleid of instrumenten uit te testen in een pilot-vorm binnen de geselecteerde organisatieonderdelen.

Stappenplan

Stap 1: Start met het inventariseren van kennis over het thema duurzame inzetbaarheid. Allereerst is de vraag gesteld waar volgens projectteamleden duurzame inzetbaarheid voor staat.
Stap 2: Inhoudelijke informatie over duurzame inzetbaarheid delen met de projectleden.
Stap 3: Opnieuw vraag stellen wat volgens projectteamleden duurzame inzetbaarheid inhoudt.
Stap 4: Vraag stellen wat volgens de projectteamleden nodig is om duurzame inzetbaarheid positief te beïnvloeden (criterium: moet haalbaar zijn).
 Stap 5: Voer inhoudelijke discussie over de verschillende beelden binnen het projectteam. Harde noten moeten gekraakt (randvoorwaarde: vertrouwen bij alle teamleden dat alles gezegd kon worden).
Stap 6: Gezamenlijke visie over de vervolgstappen om verder vorm te geven aan duurzame inzetbaarheid in de organisatie (gedragen door zowel directie, medewerkers als OR’en). Betrek alle stakeholders.
Stap 7: Formuleer en implementeer concrete beleidsvoorstellen (kies voor een milde vorm om weerstanden te ondervangen).
Stap 8: Evalueer de ‘’lessons learned’’ en benoem gewenste vervolgstappen.