Koninklijke ten Cate NV (functionerings-en beoordelingsgesprek) / Best Practice

De aard van het verzuim bij TenCate is vooral langdurig verzuim.

Enerzijds schuift de pensioenleeftijd op en anderzijds is er toch uitstroom vanwege de pensioengerechtigde leeftijd. TenCate realiseerde zich het belang van investeren in de duurzame inzetbaarheid van haar medewerkers, zodat medewerkers duurzaam inzetbaar kunnen blijven tot aan hun pensionering. Naar aanleiding hiervan is TenCate een projectteam gestart waarin de verschillende bedrijven van TenCate zijn samengebracht. Deze werd gevormd door 1 projectleider (vanuit HR), 2 HR adviseurs, 3 leden van de Centrale Ondernemingsraad, 4 productiemanagers (elk uit een 1 van de productiebedrijven van TenCate). De opdracht voor het projectteam was het vertalen van het thema inzetbaarheid naar de praktijk van het eigen bedrijf: ‘’wat is nodig en haalbaar om vanuit de praktijk van TenCate het proces van duurzame inzetbaarheid positief te beïnvloeden?’’. Dit resulteerde in 18 concrete beleidsvoorstellen van het projectteam.

Deze concrete voorstellen van het projectteam liepen uiteen van het invoeren van persoonlijke ontwikkelingsplannen tot het gebruik maken van bedrijfsfysiotherapie door wekelijks aanwezigheid van een fysiotherapeut op het bedrijfsterrein (en zich m.n. richt op lichte klachten, doel preventief). Eén van de concrete beleidsvoorstellen van het projectteam is het aanpassen van het vragenformulier van de functionerings- en beoordelingsgesprekken (en toevoegen van vragen in het kader van duurzame inzetbaarheid) zie hier het Formulier Functioneringsgesprekken en Toelichting daarop zoals Ten Cate deze gebruikt.

Wat heeft TenCate gedaan?

TenCate stimuleert dat leidinggevende en medewerker samen het gesprek voeren over het positief beïnvloeden van de duurzame inzetbaarheid van de medewerker. Dit heeft TenCate o.a. vorm gegeven door het toevoegen van twee concrete vragen over duurzame inzetbaarheid aan het vragenformulier van het functioneringsgesprek en prestatie beoordeling- en Loopbaanontwikkelingsformulier (hierna: vragenformulier van het functionerings- en beoordelingsgesprek). De leidinggevende licht tijdens de functionerings- en beoordelingsgesprekken toe waarom dit onderwerp belangrijk is en waarom deze paragraaf in het vragenformulier is opgenomen. TenCate heeft voor leidinggevende een format (c.q. gespreksleidraad) gemaakt, met hierin een toelichting op het thema duurzame inzetbaarheid, waarom dit tijdens de functionerings- en beoordelingsgesprekken moet worden gevraagd en hoe zij deze vragen het beste aan haar medewerkers kunnen stellen. TenCate heeft ervoor gekozen klein te beginnen (toevoegen van twee vragen) om daarmee eerste weerstanden in de organisatie te ondervangen.

Wat zijn de randvoorwaarden?

De volgende randvoorwaarden waren cruciaal:

 

1. Betrek alle stakeholders in het uitrollen van het beleidsvoorstel; Bij het aanpassen van het vragenformulier van de functionerings- en beoordelingsgesprekken en toevoegen van concrete vragen in het kader van duurzame inzetbaarheid is het (opnieuw) belangrijk dat alle stakeholders worden betrokken.

2. Leidinggevenden spelen een cruciale rol; Leidinggevenden lichten tijdens de functionerings- en beoordelingsgesprekken aan medewerkers toe waarom dit onderwerp belangrijk is en waarom deze paragraaf in het vragenformulier is opgenomen. Het is daarom belangrijk dat leidinggevenden goed geïnformeerd zijn.

3. Maak duurzame inzetbaarheid bespreekbaar; TenCate heeft ervaren dat leidinggevenden en medewerkers moeite hebben om over duurzame inzetbaarheid te praten. Door periodiek te investeren in het gesprek tussen leidinggevende en medewerker over duurzame inzetbaarheid hebben zij minder moeite om dit onderwerp met elkaar te bespreken.

Wat heeft het gekost (tijd/geld)?

Bij de implementatie van dit concrete beleidsvoorstel is vooral geïnvesteerd in het inzetten van uren (denk aan: betrekken van alle stakeholders, aanpassen vragenformulier en informeren van alle leidinggevenden).

Hoe heeft u voor draagvlak gezorgd (directie, management, werknemers)?

Het gezamenlijke advies van het projectteam om duurzame inzetbaarheid binnen TenCate positief te beïnvloeden zorgde voor draagvlak bij alle stakeholders om de concrete beleidsvoorstellen verder vorm te geven. Door ook alle stakeholders te betrekken in het uitrollen van dit concrete beleidsvoorstel werd het draagvlak binnen TenCate aanzienlijk vergroot.

Wat zijn de resultaten?

Het aanpassen van het vragenformulier van de functionerings- en beoordelingsgesprekken en het toevoegen van twee concrete vragen in het kader van duurzame inzetbaarheid heeft geresulteerd in periodieke aandacht voor duurzame inzetbaarheid in het gesprek tussen leidinggevende en medewerker. De eerste ervaringen met de vernieuwde functionerings- en beoordelingsgesprekformulieren laten zien dat medewerkers moeite hebben om aan te geven dat zij lichamelijke klachten hebben.

 

Daarnaast heeft de leidinggevende moeite om aan de medewerker aan te geven dat iemand bijvoorbeeld te zwaar is geworden in de afgelopen 20 jaar. Met deze uitkomsten wil TenCate verder aan de slag.

Welke tips heeft u voor collega-ondernemers?

  • Betrek alle stakeholders in het uitrollen van concrete beleidsvoorstel (hier: het aanpassen van vragenformulier van het functionerings- en beoordelingsgesprek);
  • Pas het vragenformulier van de functionerings- en beoordelingsgesprekken aan en voeg concrete vragen in het kader van duurzame inzetbaarheid toe;
  • Informeer en betrek leidinggevenden. Zij spelen een cruciale rol in het gesprek met de medewerker. De leidinggevende heeft met de medewerker het gesprek over zijn/haar duurzame inzetbaarheid, vandaag én morgen!;
  • Investeer in bewustwording van medewerkers over het belang van zijn/haar duurzame inzetbaarheid. Het is belangrijk dat leidinggevenden tijdens de functionerings- en beoordelingsgesprekken aan medewerkers toelichten waarom dit onderwerp belangrijk is en waarom deze paragraaf in het vragenformulier is opgenomen;
  • Investeer in gezamenlijke verantwoordelijkheid. De leidinggevende en medewerker bespreken hoe zij samen de duurzame inzetbaarheid van de medewerker positief kunnen beïnvloeden.
 

Stappenplan

Stap 1: Bepaal welke vragen men in het kader van duurzame inzetbaarheid aan het vragenformulier van de functionerings- en beoordelingsgesprekken wenst toe te voegen;

Stap 2: Betrek alle stakeholders in het uitrollen van het ‘’aanpassen van het functionerings- en beoordelingsformulier (toevoegen vragen in het kader van duurzame inzetbaarheid)’’. Welke vragen worden toegevoegd en waarom?

Stap 3: Pas het vragenformulier van de functionerings- en beoordelingsgesprekken aan (voeg concrete vragen in het kader van duurzame inzetbaarheid toe);

Stap 4: Informeer alle leidinggevenden. Zij spelen een cruciale rol in het gesprek met de medewerker;

Stap 5: Laat leidinggevenden in het functionerings- en beoordelingsgesprek met de medewerker in gesprek gaan over duurzame inzetbaarheid. Investeer in de bewustwording van de medewerker over het belang van zijn/haar duurzame inzetbaarheid. Investeer tevens in de gezamenlijke verantwoordelijkheid van leidinggevende en medewerker over hoe zij samen de duurzame inzetbaarheid van de medewerker positief kunnen beïnvloeden.