In een Excel bestand zijn alle vaste medewerkers (met mogelijke belasting c.q. beperkingen) op de verticale as opgenomen. De algemene en vereiste trainingen (denk aan: heftrucktraining, koppeltruck, stanleymes) en deeltaken (met nodige belasting) op de verschillende afdelingen staan op de horizontale as. Bij INVISTA komen de deeltaken voort uit de twee hoofdtaken, te weten Warehouse (heftruck) en productie. Met een ‘X’ is aangegeven of de medewerker deze deeltaken kan/mag verrichten en bestaat ruimte voor het beschrijven van eventuele bijzonderheden. In het kader van de data privacy is dit bestand voor een beperkte groep beschikbaar.
- info@vakraadmitt.nl
- 088 - 8100 910
INVISTA Nederland BV / Best Practice
Aanleiding
INVISTA zag de lichamelijke problemen bij haar medewerkers (gemiddelde leeftijd rond de 50 jaar) toenemen. Mensen worden ouder en het bedrijf kent weinig verloop. Ook is het totaal aantal medewerkers de afgelopen jaren teruggelopen waardoor maatwerk bij eventuele fysieke beperkingen lastiger wordt. INVISTA kent in principe twee hoofdtaken (heftruck en productie) met weinig roulatie. INVISTA onderkent daardoor het belang dat iedereen duurzaam inzetbaar blijft. Zij ervaart dat er steeds meer behoefte is aan dialoog tussen de werknemer en de leidinggevende over de mogelijke inzetbaarheid.
Wat heeft INVISTA gedaan?
Om leidinggevende duidelijkheid te bieden over de inzetbaarheid van vaste medewerkers heeft INVISTA invulling gegeven aan de behoefte van een overzicht over de fysieke belasting van deeltaken. INVISTA stelde een matrix op met de inzetbaarheid van medewerkers op deeltaken zodat sneller kan worden ingespeeld op de behoefte van de leidinggevende aan inzicht welke medewerkers welke deeltaken aankan. De Bedrijfsarts hoeft hierdoor niet telkens afzonderlijk te worden benaderd. Ook voor kortdurende oplossingen (bijvoorbeeld bij tijdelijke rugklachten) kan direct worden gekeken welke werkzaamheden de medewerker nog wel kan verrichten. Hierdoor is niet altijd een ziekmelding nodig en kan INVISTA de medewerker passende werkzaamheden aanbieden, uitgangspunt ‘’inzet wat niet fysiek belemmerend en wel van waarde is’’.
Hoe ziet de matrix eruit?
Wat zijn de randvoorwaarden?
Randvoorwaarden voor het succes van deze matrix zijn o.a. het goed update houden van de gegevens (geef een beperkt aantal leidinggevende en HR schrijfbevoegdheid) en kijk van tijd-tot-tijd of de deeltaken (als gevolg van nieuwe functies, herzien taken) nog juist zijn. Bij INVISTA hebben 4 leidinggevenden en de HR-manager schrijfbevoegdheid gekregen.
Tevens zijn de leidinggevenden bij INVISTA zelf keyverantwoordelijk voor het verzuimbeleid. Dit betekent dat het voor de leidinggevende van belang is wat de medewerker (nog wel) aan taken kan verrichten. De teamcoördinator kijkt gemiddeld ieder kwartaal of de gegevens in de matrix juist zijn. Ook is aan de hand van de matrix eenvoudig zichtbaar of INVISTA nieuwe trainingen moet aanbieden aan haar medewerkers (match tussen vraag en aanbod).
Daarnaast heeft INVISTA haar Arbodienst op het terrein in Kerkrade. Dit is een extern gecertificeerd bureau, opgericht uit het eigen bedrijf met alle disciplines in huis (o.a. 2 artsen, fysiotherapeut en doktersassistent). De leidinggevende kan zelf contact opnemen met de Arbodienst (lijnen zijn kort en direct) waardoor de inzetbaarheid van de medewerker snel inzichtelijk is. Tot slot is een vaste externe flexgroep helemaal getraind voor INVISTA om vaste medewerkers te ondersteunen en duurzaam inzetbaar te houden. Deze flexgroep wordt ingezet op de deeltaak ‘stocken’ (vullen van machines).
Wat heeft het gekost (tijd/geld)?
Het heeft een aantal uren gekost om de matrix te maken. Daarnaast heeft de Fysiotherapeut de belastbare factoren (rug, schouder, pols, knie, ogen) helder gemaakt.
Verder moet periodiek gekeken worden of de matrix actueel is. Over het algemeen geldt een minimale investering qua tijd en heeft dit niet direct geld kost.
Draagvlak
Het draagvlak voor het gebruiken van deze matrix in de organisatie ligt m.n. bij de afdelingsleiding. Bij INVISTA was deze vrij snel aanwezig.
De leidinggevende is zelf verantwoordelijk voor het ziekteverzuim en mist bij eventuele ziekte de inzet van de medewerker op de werkplek. HR is nauw betrokken (heeft o.a. contact met het UWV en een coördinerende rol) en leidinggevenden kunnen HR voor advies vragen.
Resultaten
De matrix geeft inzicht over de belasting van de taak door de inzet van de medewerker. Hierdoor kan gekeken worden hoe deze belasting (bijvoorbeeld) ergonomisch verbeterd kan worden. Ook heeft het toepassen van de matrix een positieve bijdrage op het verlagen van het ziekteverzuimcijfer. Daarnaast wordt op een betrekkelijk eenvoudige wijze zichtbaar wie de ideale kandidaat is en of een medewerker nog wel past in een bepaalde functie in het kader van zijn/haar ontwikkeling en kennis en vaardigheden. Hiermee geeft INVISTA invulling aan een optimale inzetbaarheid van haar medewerkers.
Tips voor collega-ondernemers
- Ga dialoog aan met de medewerker over zijn/haar inzetbaarheid
- Vergroot bewustzijn bij werknemer dat de inzetbaarheid een gezamenlijke verantwoordelijkheid is
- Neem tijdig actie! Je kan zaken (zoals risico op uitval of benodigde trainingen) zien aankomen
Stappenplan
1. Breng alle afzonderlijke deeltaken (met benodigde trainingen) in kaart per afdeling;
2. Bepaal welke fysieke belasting voor deze afzonderlijke deeltaken vereist is;
3. Maak een overzicht (matrix) van alle medewerkers en noem de mogelijke belasting en bijzonderheden/beperkingen;
4. Geef in de matrix per deeltaak aan (met een ‘X’) op welke taken de medewerker kan worden ingezet (in bezit certificaat en/of training);
5. Bepaal wie de ideale kandidaat is voor het uitvoeren van welke deeltaken;
6. Zorg dat de matrix een goede update kent (kennis vanuit leidinggevende, HR en Arbodienst). Maak een beperkt aantal leidinggevende schrijfbevoegd;
7. Hou leidinggevende verantwoordelijk en zorg dat alle leidinggevende de matrix toepassen (digitaal ter aller tijd beschikbaar op iedere afdeling, echter toegang is afgeschermd i.v.m. data privacy).
