Het schrijven van een functiebeschrijving / Praktische informatie

Wat is de toegevoegde waarde van een functiebeschrijving?

Een goed en duidelijk beschreven functie schept vooral duidelijkheid. Het zorgt er voor dat een (toekomstig) medewerker precies weet wat hij/zij in de functie zal doen en wat er van hem/haar wordt verwacht. Dat is makkelijk bij het werven van nieuwe werknemers. Het schept ook duidelijkheid voor werknemers die intern willen solliciteren of willen doorgroeien. Daarbij is het een objectief leidraad voor functionerings- of beoordelingsgesprekken: op basis van de vereiste kennis, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten kan besproken worden in welke mate de werknemer voldoet aan die vereisten en welke ontwikkeling nodig is. Tot slot wordt het profiel ook gebruikt om de betreffende functie te classificeren en te waarderen. Daarmee kan eenduidig en objectief worden vastgesteld welke rechtvaardige beloning er bij de betreffende functie hoort.

Hoe wordt een functiebeschrijving opgesteld?

Het opstellen van een functiebeschrijving lijkt wellicht complexer dan dat het is. In een functiebeschrijving staat in ieder geval de volgende onderwerpen:

  • de taken die bij de functie horen
  • bevoegdheden en verantwoordelijkheden
  • de plaats van de functie binnen de organisatie
  • de vereiste opleiding
  • minimale werkervaring
  • de benodigde competenties (kennis, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten)
  • persoonskenmerken en gewenste motivatie
  • salarisschaal
  • de (overige)arbeidsvoorwaarden
  • het dienstverband (aantal uren, vast of tijdelijk contract)

Veel van deze informatie is bekend in de organisatie. Het vergt vooral zorgvuldigheid om goed te beschrijven welke taken en bevoegdheden bij een functie horen. En welke eisen er worden gesteld aan de medewerker. Voordeel is wel dat als dit eenmaal is gedaan er hooguit periodiek revisie nodig is.

Meer informatie en voorbeelden

Er zijn externe bureaus die gespecialiseerd zin in het opstellen van functieprofielen. In 2005 is er voor de sector MITT een handboek functiewaardering opgesteld. Onderdeel daarvan is ook het beschrijven van functies. Ook staan er daar al vele functie als voorbeeld uitgeschreven. Meer informatie is hier beschikbaar.