Forbo Flooring Coral / Best Practice

Aanleiding

 

Forbo Flooring Coral is marktleider in entreevloer systemen en producent van schoonloopsystemen. Het bedrijf heeft een goede sfeer en positieve cultuur waardoor het nagenoeg geen verloop van medewerkers heeft. De gemiddelde leeftijd van het bedrijf is 46 jaar. Tezamen met de stijging van de gemiddelde leeftijd stijgt het aantal fysieke klachten van medewerkers die 20 á 30 jaar binnen het bedrijf werkzaam zijn. Forbo Flooring Coral vindt het belangrijk om het werk comfortabel te houden, waardoor medewerkers het (fysieke) werk vitaal en gezond tot aan de pensioenleeftijd kunnen volhouden.

 

logo forbo

 

Naam bedrijf: Forbo Flooring Coral
Aantal medewerkers: 54
Branche: Tapijt
Activiteiten: productie schoonloopsystemen en – matten
Jaar van oprichting: 1812
Contactpersoon: Inge Bakker
Functie: Executive secretary/HR officer)

Wat heeft Forbo Flooring Coral gedaan?

 

Forbo Flooring Coral heeft binnen het bedrijf een flexpool ingevoerd. Deze flexpool is ontstaan uit de gedachte dat je wel externe uitzendkrachten kan inzetten in het bedrijf echter dat deze uitzendkrachten niet altijd direct inzetbaar zijn. Het bedrijf heeft de eigen flexpool geïntegreerd omdat je medewerkers dan meer afwisseling kan bieden en flexibeler in kan zetten. Ook wordt de flexpool ingezet voor de opvang van pieken of afwezigheid, voor Technische Dienst werk, kluswerk en opvang van vakanties. Middels deze flexpool wordt de medewerker een kans geboden om ook eens op een andere afdeling te kijken en ervaring op te doen. De inzet van een medewerker op een andere afdeling ontstaat meestal op het moment dat het bedrijf tegen capaciteitsproblemen aanloopt. In de praktijk is gebleken dat de productiemanager of een leidinggevende vroegtijdig signaleert waar capaciteitsproblemen gaan ontstaan. Zij signaleren daarnaast potentiële kandidaten voor eventuele functies. Dit zit inmiddels in het automatische werkproces van het bedrijf.

 

Wat zijn de randvoorwaarden?

De randvoorwaarden voor het toepassen van deze flexpool in de organisatie zijn:

 

1. Dagelijks overleg; Dit overleg vindt plaats tussen vier ploegbazen,1 productieplanner, 1 productiemanager en af en toe de directeur. Tijdens dit overleg wordt besproken wat op de afdelingen speelt (eventuele zieken en knelpunten die van invloed zijn op het productieproces).

2. Bekendheid van medewerkers die in de flexpool zitten; Het bedrijf heeft een competentiematrix opgesteld, hierdoor is inzichtelijk welke potentiële kandidaten Forbo Flooring Coral flexibel kan inzetten op andere afdelingen. Niet iedere medewerker is inzetbaar op iedere andere afdeling.

3. De medewerker in de flexpool werkenstandaard op de eigen afdeling; De werkzaamheden vanuit de flexpool zijn meestal voor een aantal uren of hoogstens aantal dagen.

Wat heeft het gekost?

De flexpool binnen Forbo Flooring Coral wordt al jaren toegepast. De productiemanager en leidinggevenden hebben dagelijks overleg over eventuele inzet van de medewerkers binnen andere afdelingen. Hierdoor kunnen zij adequaat reageren op wijzigingen (productie en capaciteit) binnen de afdelingen. Met de inzet van flexpoolmedewerkers is de inzet van uitzendkrachten -met incidentele uitzonderingen- overbodig. Door de medewerkers op gelijkwaardige afdelingen te laten werken zijn zij allround inzetbaar. 

Wat levert het op?

Deze eigen flexpool zorgt ervoor dat de inzetbaarheid van medewerkers binnen de organisatie is vergroot. Zo vangen medewerkers uit de flexpool kort en langdurig ziekteverzuim op en kunnen zij ook worden ingezet bij piekmomenten om orders op tijd te realiseren. Door de flexpool is de capaciteit binnen het bedrijf voldoende. Het bedrijf maakt nagenoeg geen gebruik meer van uitzendkrachten.

 

Het uitgangspunt binnen Forbo Flooring Coral is dat een medewerker binnen het bedrijf te allen tijde voor zijn eigen afdeling blijft werken en indien nodig gevraagd wordt om tijdelijk naar een andere afdeling c.q. werkplek te gaan. Deze werkwijze leidt tot een flexibelere organisatie waarbij direct kan worden ingespeeld op productieveranderingen of capaciteitsproblematiek. Door de inzet van de flexpool worden ieders kwaliteiten ten volle benut en zijn medewerkers op alle afdelingen inzetbaar. De huidige werkwijze binnen Forbo Flooring Coral draagt bij aan het oplossen van de onderbezetting en duurzame inzetbaarheid van medewerkers met fysieke klachten. De medewerkers die door kort en langdurig verzuim waren uitgevallen, kunnen door de flexpool gedoseerd (bijvoorbeeld enkele uren) terugkeren in het werk. Dit motiveert om weer aan de slag te gaan en te blijven.

 

Door de inzet van medewerkers vanuit de flexpool is ook de medewerkerstevredenheid binnen de organisatie vergroot. Uit ervaring is gebleken dat medewerkers binnen Forbo Flooring Coral de afwisseling van werkzaamheden als positief ervaren. 

Welke tips heeft u voor collega-ondernemers?

  • Indien een organisatie een flexpool in het bedrijf wil integreren moet de medewerker hier op vrijwillige basis aan deel willen nemen. Verplichte deelname aan deze pool heeft een averechts effect en medewerkers worden hierdoor gedemotiveerd.
  • De medewerkers binnen de flexpool moeten allround kunnen worden ingezet. Hiernaast moet de capaciteit van de afdeling waarbinnen deze medewerker normaliter werkzaam is, voldoende zijn.
  • De uitvoerende werkzaamheden moeten tussen de verschillende afdelingen enigszins overeenkomen.
  • De afdeling waar een flexpoolmedewerker wordt ingezet moet tijdelijke medewerkers accepteren. De inzet van flexpool kan worden gezien als een intern uitzendbureau waarvan wordt verwacht dat medewerkers personeelswijzigingen kunnen accepteren.
  • De organisatie moet bereid zijn medewerkers te trainen en hiervoor middelen ter beschikking te stellen. 
Stappenplan

Stap 1: Commitment in de gehele organisatie van zowel directie, leidinggevende als medewerkers (zowel in als tussen afdelingen);
Stap 2: Voer dagelijks overleg tussen het management en leidinggevenden zodat bekend is wat er speelt in het bedrijf bij de verschillende afdelingen;
Stap 3: Productiemanager of leidinggevenden signaleren capaciteitsproblemen in het bedrijf van te voren. Zij signaleren daarnaast potentiële kandidaten voor eventuele functies. Maak hiervan een standaard werkproces.