Competenties meten / Praktische informatie

Wat zijn competenties?

 

Over het algemeen wordt gesteld dat competenties bestaan uit specifieke persoonlijke eigenschappen (zijn), kennis (kennen) of vaardigheden (kunnen) van mensen. Competenties zijn daardoor in enige en telkens verschillende mate ontwikkelbaar. Kennis is bijvoorbeeld meer ontwikkelbaar dan vaardigheden. 

Over competenties bestaat echter geen eenduidige definitie

Ook over het aantal verschillende competenties bestaat geen eenduidigheid.Voorbeelden van competenties zijn: analytisch vermogen, overtuigingskracht, stressbestendigheid, vakmanschap of samenwerken. Competenties worden vaak onderverdeeld in verschillende categorieën, bijvoorbeeld:

  • sociaal- communicatieve competenties
  • intellectuele competenties
  • emotionele competenties
  • taakgerichte competenties
  • bestuurlijke/organisatorische competenties. 

Competenties en taken

In een functieprofiel worden zowel taken als competenties opgenomen. De taakomschrijving geeft duidelijk aan welke taken en activiteiten de medewerker moet verrichten en wat er van hem wordt verwacht. De gestelde competenties geven als het ware aan wat de medewerker moet beheersen om die taken goed kunnen uitvoeren en de functie te kunnen vervullen. Door beide op te nemen wordt er een directe relatie gelegd tussen taken en competenties. Daardoor is het ook mogelijk om in een functioneringsgesprek het vooral te hebben over de mate waarin de medewerker competent is om te taken uit te voeren en de afgesproken doelstellingen te realiseren.

Onderscheid bij competenties

Voor de meeste competenties worden drie niveaus van beheersing onderscheiden.

Bijvoorbeeld de drie niveaus van de competentie analytisch vermogen zijn:
niveau 1: de essentie van het probleem zien
niveau 2: verbanden leggen en oorzaken zien –
niveau 3: complexe analyses maken.

 

Door niveaus te onderscheiden wordt het ook mogelijk om diepte en doorgroei in functies te creëren. Het geeft aan welke (persoonlijke) ontwikkeling noodzakelijk is om door te groeien naar een andere functie.

Meten van competenties

In verschillende situaties is het belangrijk om vast te stellen over welke competenties en in welke mate een medewerker over verschillende competenties beschikt. Dat kan of zijn bij het werven en selecteren van (toekomstige) medewerkers en tijdens beoordelings- of functioneringsgesprekken. Dan is het ook belangrijk om de mening over de aanwezigheid van die competenties te kunnen onderbouwen.

 

Onderbouwen kan op de volgende manieren:

  • eigen observatie van de leidinggevende gedurende de afgelopen periode. Wat heeft de leidinggevende waargenomen en welke voorbeelden heeft de betreffende medewerker;
  • beoordelen op basis van enkele voorbeelden die de (toekomstige) medewerker zelf aandraagt. Een praktisch hulpmiddel is om een voorbeeld te laten beschrijven aan de hand van de STAR-methode. Daarin vertelt de (toekomstig) medewerkers:
    • Wat de Situatie was
    • Welke Taak er gedaan moest worden, wat werd er van diegene verwacht?
    • Welke Actie heeft hij toen ondernomen
    • Wat het Resultaat daarvan was. 

 

Het is ook mogelijk om competenties te laten meten. Het meten van competenties gebeurt vaak aan de hand van een combinatie van gevalideerde persoonlijkheidsvragenlijsten, interviews, opdrachten en 360 graden feedback. Bij 360 graden feedback worden een aantal personen ´rondom´ een persoon gevraagd om een vragenlijst in te vullen. Deze personen hebben een verschillende rol zoals collega, manager, klant, partner. In de vragenlijst staan een aantal gedragsindicatoren (voorbeelden van gedrag) zoals ´Komt vaak te laat´ en ´Stelt beslissingen vaak uit´. Iedere gedragsindicator hoort bij een competentie. Doordat nu de verschillende mensen met verschillende rollen een vragenlijst, wordt er een gemiddelde per competentie berekend. Daarmee ontstaat er een breed en objectiever beeld van de mate waarin de betreffende persoon over bepaalde competenties beschikt.

 

Er zijn commerciële aanbieders die gespecialiseerd zijn in het meten van competenties. Een daarvan is bijvoorbeeld HR-organizer. Zij onderscheiden 101 verschillende competenties. Een overzicht daarvan, inclusief toelichting en de mate waarin de competentie ontwikkelbaar is, leest u hier.

 

Een overzicht van taken leest u hier. De relatie tussen taken en competenties leest u hier . Het overzicht van de relatie tussen taken en competenties helpt om een goed functieprofiel op te stellen.

 

Door gebruik te maken van (online) systemen zoals die van bijvoorbeeld HR-organiser, is het ook mogelijk om functies adequaat te beschrijven. Vanuit de beschrijving inclusief de beschrijving van taken en competenties is het ook mogelijk om de mate waarin de betreffende deelnemer daaraan voldoet, te meten. Meten geschiedt dan door middel van online persoonlijkheidstesten of door middel van 360 graden feedback. Bij dat laatste beoordeelt de directe omgeving van de medewerker de mate waarin hij over de gestelde competenties lijkt te voldoen.

 

Door de resultaten te vergelijken met de gestelde competenties, ontstaat direct een duidelijk beeld aan welke competenties een medewerker voldoet en welke verder ontwikkeld moeten worden. Dat kan gebruikt worden als input voor het functioneringsgesprek of het beoordelingsgesprek. Daarnaast is het een goed uitgangspunt om afspraken te maken rondom persoonlijke ontwikkeling.

Competentiemanagement

Competentiemanagement is het opbouwen en inzetten van competenties van medewerkers in lijn met wat nodig is om de strategie en doelstellingen van de organisatie, de afdeling of het team te bereiken. Competentiemanagement moet dus vooral gezien moet worden als middel om de organisatie én de mensen in samenhang te ontwikkelen. Daarmee vertoont het ook veel overeenkomsten met Strategische Personeelsplanning. Ook daarin worden de ontwikkelingen in de organisatie vertaalt naar de noodzakelijke ontwikkelingen aan de personele kant van de organisatie. Hier kunt u meer lezen over strategische personeelsplanning en hoe u daarin de eerste stappen kunt zetten.