In verschillende situaties is het belangrijk om vast te stellen over welke competenties en in welke mate een medewerker over verschillende competenties beschikt. Dat kan of zijn bij het werven en selecteren van (toekomstige) medewerkers en tijdens beoordelings- of functioneringsgesprekken. Dan is het ook belangrijk om de mening over de aanwezigheid van die competenties te kunnen onderbouwen.
Onderbouwen kan op de volgende manieren:
- eigen observatie van de leidinggevende gedurende de afgelopen periode. Wat heeft de leidinggevende waargenomen en welke voorbeelden heeft de betreffende medewerker;
- beoordelen op basis van enkele voorbeelden die de (toekomstige) medewerker zelf aandraagt. Een praktisch hulpmiddel is om een voorbeeld te laten beschrijven aan de hand van de STAR-methode. Daarin vertelt de (toekomstig) medewerkers:
- Wat de Situatie was
- Welke Taak er gedaan moest worden, wat werd er van diegene verwacht?
- Welke Actie heeft hij toen ondernomen
- Wat het Resultaat daarvan was.
Het is ook mogelijk om competenties te laten meten. Het meten van competenties gebeurt vaak aan de hand van een combinatie van gevalideerde persoonlijkheidsvragenlijsten, interviews, opdrachten en 360 graden feedback. Bij 360 graden feedback worden een aantal personen ´rondom´ een persoon gevraagd om een vragenlijst in te vullen. Deze personen hebben een verschillende rol zoals collega, manager, klant, partner. In de vragenlijst staan een aantal gedragsindicatoren (voorbeelden van gedrag) zoals ´Komt vaak te laat´ en ´Stelt beslissingen vaak uit´. Iedere gedragsindicator hoort bij een competentie. Doordat nu de verschillende mensen met verschillende rollen een vragenlijst, wordt er een gemiddelde per competentie berekend. Daarmee ontstaat er een breed en objectiever beeld van de mate waarin de betreffende persoon over bepaalde competenties beschikt.
Er zijn commerciële aanbieders die gespecialiseerd zijn in het meten van competenties. Een daarvan is bijvoorbeeld HR-organizer. Zij onderscheiden 101 verschillende competenties. Een overzicht daarvan, inclusief toelichting en de mate waarin de competentie ontwikkelbaar is, leest u hier.
Een overzicht van taken leest u hier. De relatie tussen taken en competenties leest u hier . Het overzicht van de relatie tussen taken en competenties helpt om een goed functieprofiel op te stellen.
Door gebruik te maken van (online) systemen zoals die van bijvoorbeeld HR-organiser, is het ook mogelijk om functies adequaat te beschrijven. Vanuit de beschrijving inclusief de beschrijving van taken en competenties is het ook mogelijk om de mate waarin de betreffende deelnemer daaraan voldoet, te meten. Meten geschiedt dan door middel van online persoonlijkheidstesten of door middel van 360 graden feedback. Bij dat laatste beoordeelt de directe omgeving van de medewerker de mate waarin hij over de gestelde competenties lijkt te voldoen.
Door de resultaten te vergelijken met de gestelde competenties, ontstaat direct een duidelijk beeld aan welke competenties een medewerker voldoet en welke verder ontwikkeld moeten worden. Dat kan gebruikt worden als input voor het functioneringsgesprek of het beoordelingsgesprek. Daarnaast is het een goed uitgangspunt om afspraken te maken rondom persoonlijke ontwikkeling.